Solution VGP
Migration depuis un tableur vers une solution VGP | Cloud VGP
Le passage d'un tableur ou d'un autre logiciel à une solution VGP centralisée ne doit jamais se traduire par une perte d'historique : chaque équipement conserve ses dates de contrôle et ses réserves.
Reprendre l'historique de suivi VGP d'un tableur ou d'un autre logiciel sans perdre les échéances, les réserves ni les rapports déjà réalisés.
Contexte et objectifs — Migration depuis un tableur vers une solution VGP | Cloud VGP
Migrer depuis un tableur ou un autre outil, sans perdre l'historique
Ce que le tableur ne montre plus au-delà d'un certain seuil
Ce qui doit être repris sans perte lors de la migration
La reprise d'un autre logiciel obéit à la même logique
Une reprise structurée, étape par étape, pour ne perdre aucune donnée critique.
Récupérer le tableur ou l'export de l'ancien outil, tel quel.
Organisation opérationnelle — Migration depuis un tableur vers une solution VGP | Cloud VGP
Identifier doublons, équipements sortis de parc et zones d'incertitude.
Faire correspondre les catégories existantes avec la nomenclature de la solution.
Importer les dernières dates de contrôle réalisées, équipement par équipement.
Consigner les non-conformités encore en attente de levée.
Contrôler la cohérence des échéances recalculées avant mise en service.
Des fonctionnalités pensées pour absorber un historique existant sans repartir de zéro.
Méthode de mise en œuvre — Migration depuis un tableur vers une solution VGP | Cloud VGP
Historique illimité et traçabilité opposable dès l'import
Calcul automatique des échéances à partir des dernières dates connues
Suivi des réserves et de leur levée, reprises depuis l'ancien suivi
Registre de sécurité centralisé alimenté dès la migration
Exports pour vérifier la cohérence des données reprises
Le suivi du parc reposait sur un tableur partagé entretenu par une seule personne, désormais partie.
Points de vigilance — Migration depuis un tableur vers une solution VGP | Cloud VGP
L'historique existant est repris et devient consultable par toute l'équipe, sans reconstitution manuelle.
Chaque site utilisait son propre fichier, avec des colonnes et des conventions différentes.
Une nomenclature unique remplace les fichiers disparates, sans perte des dates de contrôle déjà réalisées.
L'ancien outil ne permettait plus d'exporter facilement le registre pour une inspection.
Les données sont reprises et le registre redevient exportable dès la mise en service.
Déployer la solution auprès de plusieurs équipes et sites après la migration.
Décisions et preuves — Migration depuis un tableur vers une solution VGP | Cloud VGP
Ce que devient l'historique une fois repris dans la solution.
Vérifier la cohérence des données reprises grâce aux exports disponibles.
Reprenez votre historique sans repartir de zéro.
Discutons de la structure de vos données actuelles, tableur ou autre logiciel.
Beaucoup d'organisations suivent encore leurs équipements dans un tableur partagé, parfois complété par des dossiers d'emails et des rapports au format PDF stockés sur un serveur. Ce fonctionnement tient tant que le parc reste petit. Il devient un frein dès que le nombre d'équipements ou de sites augmente.
Un tableur fonctionne tant qu'une seule personne le tient à jour et que le nombre de lignes reste limité. Passé un certain volume, les formules de calcul d'échéances deviennent fragiles, les colonnes se multiplient, et personne n'a plus une vue fiable de l'ensemble.
Questions de terrain — Migration depuis un tableur vers une solution VGP | Cloud VGP
Trois éléments doivent impérativement traverser la migration sans dommage : la liste des équipements avec leurs caractéristiques, la date du dernier contrôle réalisé par équipement, et l'état des réserves encore ouvertes.
Le changement d'outil pose une difficulté proche de celle du tableur : les données existent, mais leur format et leur structure diffèrent. La reprise consiste à faire correspondre les catégories d'équipements, les échéances déjà calculées, et l'historique des rapports déjà produits.
L'objectif reste identique : qu'aucune équipe n'ait le sentiment de repartir sur un registre vide le jour du basculement.
Une reprise se prépare : il faut d'abord nettoyer les doublons, identifier les équipements réformés ou revendus, et clarifier les cas ambigus (équipement sans date de dernier contrôle connue, réserve mentionnée sans suite tracée).
Questions fréquentes
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