Reprendre les dates connues
Chaque équipement du tableur devient une fiche, avec sa dernière vérification connue comme point de départ.
Du tableur au logiciel
Pourquoi et comment abandonner le tableur pour suivre vos VGP
Beaucoup de structures démarrent leur suivi VGP avec un tableur : une ligne par équipement, une colonne pour la prochaine date de vérification. Ça fonctionne un temps, puis un fichier se met à vivre sa vie, entre versions dupliquées, formules cassées et dates oubliées.
Cette page vous guide dans la reprise des données. Pour choisir votre outil avant la migration, consultez le comparatif Excel ou logiciel VGP fondé sur cinq tâches à tester.
Ce qu'il faut organiser dans un tableur
- Configurer les rappels d'échéance
- Relier les rapports au bon matériel
- Tracer les réserves et leur clôture
- Gérer les versions et les accès partagés
Ce qui coince, concrètement, avec un tableur
Le tableur n'est pas mauvais en soi : il n'a simplement pas été conçu pour suivre des échéances réglementaires.
Les limites du tableur
- Les rappels nécessitent des règles ou une automatisation à configurer et maintenir.
- Les liens vers les rapports doivent rester associés à des fichiers accessibles.
- La récupération d'une suppression dépend des sauvegardes et de l'historique de versions.
- La collaboration demande une version de référence et des droits adaptés.
Ce qu'apporte Logiciel VGP
- Des échéances rattachées aux équipements et des alertes à paramétrer selon votre organisation.
- Les rapports et documents rattachés directement à la fiche de l'équipement.
- Un registre de sécurité qui conserve l'historique complet des contrôles.
- Un accès partagé dont les droits et le parcours doivent être vérifiés avant la bascule.
Le détail de ces fonctionnalités figure sur la page fonctionnalités, et le fonctionnement du registre de sécurité en particulier.
Le moment où le tableur montre le plus ses limites
Le passage à la limite arrive souvent au moment où un donneur d'ordre ou un assureur demande un justificatif précis : dernière vérification d'un équipement, réserve émise et sa levée, rapport complet de l'organisme de contrôle. Retrouver ces éléments dans un tableur suppose de croiser plusieurs fichiers et plusieurs mails.
Le même besoin, décrit du point de vue d'un contrôle de l'inspection du travail, est traité sur préparer une inspection du travail. Les écueils les plus courants, tableur compris, sont listés sur les erreurs fréquentes de suivi VGP.
Passer du tableur au logiciel sans tout refaire
La bascule ne demande pas de retravailler l'ensemble de l'historique, seulement de le reporter une fois.
Nettoyer au passage
C'est l'occasion de repérer les équipements sortis de service ou les doublons accumulés au fil des mises à jour du fichier.
Contrôler avant de basculer
Comparez les identifiants, dates et rapports avec le tableur source. Vérifiez les alertes, puis conservez l'ancien fichier en lecture seule avec ses documents associés.
Le déroulé détaillé de cette prise en main figure sur comment démarrer avec le logiciel VGP, et reste gratuit tant que votre structure demeure sous le seuil décrit sur l'éligibilité à l'offre gratuite.
Questions fréquentes
À lire ensuite
FonctionnalitésCe que le logiciel fait à la place du tableur, fonctionnalité par fonctionnalité.Registre de sécuritéOù et comment se construit le registre au fil des contrôles.DémarrerCréer un compte et déclarer son premier équipement.Erreurs fréquentesLes pièges les plus courants dans le suivi VGP, tableur ou non.Export des rapportsTransmettre un rapport sans le rechercher dans une boîte mail.
Sortez du tableur dès aujourd'hui
Déclarez vos équipements et laissez les échéances vous alerter à votre place.
Gratuit tant que le chiffre d'affaires annuel reste sous 13 500 € HT. Aucune carte bancaire.