Produit
Exporter et partager un rapport de contrôle VGP
Un donneur d'ordre, un assureur ou l'inspection du travail peut demander à tout moment le dernier rapport de vérification d'un équipement. Quand ce rapport dort dans une boîte mail ou un classeur, la simple recherche prend un temps disproportionné par rapport à la demande. Cloud VGP rattache chaque document à la fiche de l'équipement concerné, pour qu'il soit exportable en quelques instants.
L'export ne modifie pas le document d'origine : il en produit une version transmissible, rattachée à l'historique conservé dans le registre de sécurité.
Ce que vous pouvez exporter
- Le compte rendu d'une vérification
- Un certificat de conformité
- Une preuve de levée de réserve
- L'historique complet d'un équipement
Retrouver un document ne devrait pas prendre une demi-journée
La difficulté n'est pas de posséder le rapport, mais de savoir où il se trouve au moment où on en a besoin.
Sans centralisation des documents
- Le rapport reçu par mail se perd dans une boîte de réception chargée.
- Un même document existe en plusieurs versions sur différents postes.
- Impossible de savoir si le dernier rapport a bien été archivé.
- La demande d'un donneur d'ordre déclenche une recherche improvisée.
Avec l'export Cloud VGP
- Chaque document est rattaché à la fiche de l'équipement concerné.
- Une seule version fait référence, celle enregistrée sur la fiche.
- L'export se fait depuis l'endroit où le document a été déposé.
- Le partage se fait sans ressaisie ni reformatage.
Le déroulé d'un export
- 1
Ouvrir la fiche de l'équipement
Le rapport de contrôle et les documents associés sont regroupés sur la fiche de la machine concernée, pas dispersés dans un dossier partagé.
- 2
Sélectionner le document à transmettre
Rapport de contrôle, certificat ou preuve de levée de réserve : vous choisissez le document pertinent pour la demande reçue.
- 3
Générer l'export
Le document est produit dans une forme lisible, prête à être transmise sans mise en forme supplémentaire de votre part.
- 4
Partager avec le destinataire
Le fichier exporté est transmis au donneur d'ordre, à l'assureur ou à l'inspection du travail selon la demande reçue.
Quand cette fonctionnalité sert concrètement
L'export de rapport intervient surtout dans trois situations : une demande d'un donneur d'ordre avant l'accès à un chantier, une demande d'un assureur après un sinistre, ou une visite de l'inspection du travail. Cette dernière situation est détaillée sur préparer une inspection du travail, où le rapport exporté vient compléter le registre présenté sur place.
Les documents exportés proviennent directement du registre de sécurité de l'équipement, alimenté au fil des contrôles décrits sur les fonctionnalités. Aucune information n'est à ressaisir entre l'enregistrement du contrôle et son export.
- Un export par équipement, pour un document toujours à jour.
- Un usage ponctuel, déclenché par une demande extérieure, pas une tâche récurrente.
- Une trace conservée dans le registre même après l'export du document.
Questions fréquentes
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