Solution VGP
Facturation liée au contrôle & Facture X | Cloud VGP
La facture ne doit plus être reconstituée après coup à partir d'un rapport : elle se construit à partir de ce qui a réellement été contrôlé, et se transmet dans un format électronique conforme.
Facturez vos contrôles VGP directement depuis les interventions réalisées, avec émission de factures électroniques conformes au format Facture X et à la norme EN 16931.
Contexte et objectifs — Facturation liée au contrôle & Facture X | Cloud VGP
Facturation liée aux contrôles et facture électronique conforme
Le problème : une facturation déconnectée du terrain
La réponse Cloud VGP : du rapport signé au bon à facturer
La facture électronique conforme Facture X et EN 16931
Points de vigilance avant de généraliser cette organisation
Six étapes relient l'intervention réalisée à la facture électronique émise, sans ressaisie intermédiaire.
Le vérificateur clôture son intervention et signe électroniquement le rapport sur le terrain.
Organisation opérationnelle — Facturation liée au contrôle & Facture X | Cloud VGP
Le rapport signé déclenche automatiquement un bon à facturer ventilé par équipement et par site.
Les données de facturation sont vérifiées avant émission (tiers, TVA, contrat rattaché).
La facture est générée en PDF/A-3 associé aux données structurées XML conformes EN 16931.
La facture est envoyée au Portail Public de Facturation ou à une plateforme agréée, selon le profil retenu.
Statut de la facture suivi jusqu'au paiement, avec relance automatique en cas de retard.
Facturation liée aux interventions et conformité à la réforme de la facturation électronique.
Facturation au rapport VGP : chaque rapport signé déclenche un bon à facturer ventilé par équipement, site et contrat.
Méthode de mise en œuvre — Facturation liée au contrôle & Facture X | Cloud VGP
Facturation récurrente sur les contrats de maintenance, avec échéancier mensuel, trimestriel ou annuel.
Relances automatiques multi-canaux en cas d'impayé, avec lettrage automatique.
Émission Facture X tous profils : MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED.
Connexion au Portail Public de Facturation et aux plateformes de dématérialisation partenaires agréées.
Dépôt Chorus Pro pour les clients du secteur public, avec suivi du cycle de vie complet.
Contrôle de conformité Schematron EN 16931 avant émission de la facture.
Export comptable normé vers vos connecteurs (Sage, Cegid, Pennylane, QuickBooks).
Points de vigilance — Facturation liée au contrôle & Facture X | Cloud VGP
Plusieurs vérificateurs interviennent chaque jour sur des sites différents, et les prestations facturables se perdaient dans les rapports d'intervention.
Chaque rapport signé génère son bon à facturer, sans reprise manuelle en fin de mois.
L'entreprise doit se préparer à l'obligation de facturation électronique sans connaître précisément le calendrier applicable à sa taille.
Les factures sont déjà émises au format Facture X, prêtes pour la bascule réglementaire quand elle s'appliquera.
Les factures reçues ne permettaient pas de relier facilement une ligne à un équipement ou une date de contrôle précise.
Chaque facture porte la référence de l'équipement et du contrôle qui l'a générée, ce qui simplifie le rapprochement interne.
Comment la facturation s'articule avec la planification, le contrôle et le registre.
Décisions et preuves — Facturation liée au contrôle & Facture X | Cloud VGP
Connecter la facturation et les autres modules à votre système d'information.
L'autre document produit par le même contrôle, à des fins de conformité.
Une facturation générée depuis vos contrôles réels.
Des factures Facture X conformes, émises sans ressaisie entre le terrain et la facturation.
, supprime l'essentiel des tâches administratives redondantes.
Dans une organisation où le contrôle et la facturation vivent dans deux outils distincts, chaque facture doit être reconstituée à la main : retrouver les interventions réalisées sur la période, identifier les équipements concernés, reporter les quantités et les tarifs applicables.
Ce travail de rapprochement est une source d'erreurs et de retard, en particulier lorsque plusieurs techniciens interviennent sur plusieurs sites au cours du même mois. Une prestation réalisée peut ainsi ne jamais être facturée, ou l'être en retard, sans que personne ne s'en aperçoive avant le rapprochement comptable.
Questions de terrain — Facturation liée au contrôle & Facture X | Cloud VGP
Chaque rapport de contrôle signé déclenche automatiquement un bon à facturer, ventilé par équipement, par site, par contrat et par clé analytique le cas échéant. Les contrats récurrents de maintenance suivent leur propre échéancier, avec relance automatique en cas d'impayé.
La facture émise porte nativement la trace de la prestation : quel équipement, quel site, quelle date de contrôle. Cette traçabilité raccourcit les échanges avec le client lorsqu'une ligne de facture est contestée, puisque la pièce justificative est déjà attachée.
Une facture au format Facture X associe un PDF/A-3 lisible par un humain et des données structurées XML conformes à la norme européenne EN 16931, dans les différents profils prévus (MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED). Cette double nature permet la lecture visuelle et l'intégration automatique côté client, sans reconnaissance de caractères.
La transmission peut s'effectuer vers le Portail Public de Facturation et les plateformes de dématérialisation partenaires agréées, avec dépôt Chorus Pro pour les clients du secteur public et suivi du cycle de vie de chaque facture (déposée, reçue, approuvée, payée).
Questions fréquentes
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