Solution VGP
Archivage long terme du registre et des rapports | Cloud VGP
Un rapport de contrôle n'a de valeur probante que s'il peut être retrouvé et présenté intact des années plus tard. L'archivage n'est donc pas une case à cocher, c'est une exigence de continuité.
Le registre de sécurité et les rapports de contrôle sont conservés dans la durée, horodatés et restituables à tout moment, sans dépendre d'un poste ou d'un email.
Contexte et objectifs — Archivage long terme du registre et des rapports | Cloud VGP
L'archivage long terme du registre et des rapports de contrôle
Le problème : une preuve qui doit survivre au temps et aux personnes
La réponse Cloud VGP : conservation, scellement et horodatage
Points de vigilance sur la conservation dans la durée
Du document produit à sa restitution des années plus tard
Cinq étapes assurent la continuité de la preuve, de sa création à sa consultation à distance de l'événement.
Rapport de contrôle, facture ou registre généré à l'issue d'une intervention ou d'un cycle de facturation.
Organisation opérationnelle — Archivage long terme du registre et des rapports | Cloud VGP
Le document est associé à un horodatage et à un historique consolidé de ses versions et actions.
Le document conserve son lien avec l'équipement, le site et le contrôle qui l'ont généré.
Les données sont sauvegardées de façon chiffrée et répliquées sur plusieurs sites distants.
En cas de contrôle ou d'enquête, le document est retrouvé par recherche full-text et restitué tel qu'émis.
Ce que couvre l'archivage documentaire Cloud VGP
Conservation, recherche et sécurisation des documents produits par vos contrôles et votre facturation.
Archivage centralisé avec historique consolidé des documents et des actions, enregistrement horodaté des opérations.
Méthode de mise en œuvre — Archivage long terme du registre et des rapports | Cloud VGP
Recherche full-text avec OCR sur PDF, images et scans manuscrits.
Versioning automatique des documents, avec retour arrière et comparaison entre versions.
Génération de formats pérennes de type PDF/A pour l'archivage long terme.
Chiffrement AES-256 au repos et sauvegardes chiffrées géo-répliquées sur plusieurs sites en France.
Métadonnées riches : équipement lié, intervention liée, contrat lié, dates d'expiration.
Partage sécurisé de documents archivés par lien à durée limitée et droits granulaires.
Coffre-fort numérique pour la restitution de documents lors d'un contrôle.
Points de vigilance — Archivage long terme du registre et des rapports | Cloud VGP
L'inspection du travail demande la présentation du registre de sécurité et des rapports des trois dernières années.
L'ensemble des documents archivés est retrouvé et restitué depuis un point d'accès unique, sans recherche dans des dossiers partagés dispersés.
Un technicien ayant classé une partie des rapports quitte l'entreprise, faisant craindre une perte de repère dans l'historique.
L'historique reste attaché aux équipements et aux contrôles, indépendamment de la personne qui a réalisé le classement initial.
Un équipement est revendu et l'acquéreur demande la traçabilité complète de son historique de contrôle.
L'ensemble des rapports liés à l'équipement est exporté d'un bloc, sans reconstitution manuelle du dossier.
Le document que l'archivage long terme a pour mission de conserver dans la durée.
Décisions et preuves — Archivage long terme du registre et des rapports | Cloud VGP
Extraire vos archives vers d'autres systèmes ou pour un audit externe.
Qui peut consulter un document archivé, et selon quel périmètre.
Vos rapports et votre registre, conservés sans risque de perte.
Un archivage horodaté et restituable à tout moment, sans dépendre d'un poste ou d'une personne.
Une vérification périodique peut être questionnée bien après sa réalisation, à l'occasion d'un contrôle d'inspection, d'une enquête après incident ou d'une cession d'équipement. Dans ces situations, il faut pouvoir produire le rapport exact, tel qu'il a été émis, sans version altérée ni doute sur son authenticité.
Or les circuits habituels ne sont pas conçus pour cela : un dossier partagé peut être réorganisé, un fichier peut être écrasé par une version plus récente, et le départ d'un responsable emporte parfois avec lui la connaissance de l'endroit où se trouve l'historique.
Chaque document archivé conserve un historique consolidé de ses versions et des actions réalisées, avec enregistrement de la date et de l'heure de chaque opération. Le document conserve un lien permanent avec l'équipement, le contrôle ou le contrat dont il est issu, ce qui évite qu'il ne devienne un fichier isolé sans contexte.
Questions de terrain — Archivage long terme du registre et des rapports | Cloud VGP
La recherche full-text avec reconnaissance de caractères permet de retrouver un document précis dans un fonds volumineux, y compris un PDF scanné ou une annotation manuscrite, sans dépendre d'un classement manuel préalable.
Les documents destinés à une conservation longue peuvent être générés dans des formats pensés pour la pérennité, de type PDF/A, qui figent la mise en page et les polices indépendamment du logiciel qui les a produits à l'origine.
, où le document archivé doit rester lisible et exploitable indépendamment des évolutions futures des outils.
Questions fréquentes
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